아이폰으로도 업무용 AI를 “그때그때” 쓰는 수준을 넘어서, 회의 요약·메일 자동화·문서 자동화까지 매일 반복되는 일을 루틴으로 굴릴 수 있습니다. 핵심은 ① 입력(음성/메일/메모) ② 정리(요약/태그) ③ 실행(리마인더/캘린더/문서) 흐름을 고정하는 것. 아래 7개 루틴만 세팅해두면 아이폰이 “내 업무 비서”처럼 돌아갑니다.
시작 전 3분: 아이폰 ‘업무용 AI’ 루틴이 잘 굴러가는 전제
아무리 좋은 업무용 AI도 세팅이 엉키면 금방 포기합니다. 아래 3가지만 먼저 통일하세요.
- 입력 통로 1개: 음성은 “음성 메모”, 텍스트는 “메모(인박스)”처럼 한 곳으로 모으기
- 출력 통로 2개: (1) 리마인더/캘린더 (2) 문서(노트/문서앱)로만 보내기
- 프라이버시 규칙: 민감정보는 온디바이스/사내 규정에 맞춰 “요약만” 외부로
아이폰 설정 쪽이 불안하면 아래 글을 먼저 체크해두면 시행착오가 줄어듭니다.
아이폰 업무 루틴 7: 회의 요약·메일·문서 자동화까지
아래 표는 “어떤 입력 → 무엇으로 처리 → 어디로 저장”을 한 장으로 고정한 버전입니다. 업무용 AI는 루틴화할수록 체감이 커집니다.
| 루틴 | 입력 | AI 처리 | 최종 저장/실행 |
|---|---|---|---|
| 1) 인박스 3분 정리 | 메모/스크린샷/링크 | 분류·태그·다음 액션 1개 | 리마인더 + 메모(프로젝트) |
| 2) 회의 요약 5줄 | 음성 녹음/회의 메모 | 요약·결정사항·담당자 | 회의록 템플릿 문서 |
| 3) 메일 답장 초안 | 메일 스레드 | 요점 추출·톤 맞춘 초안 | 메일 앱 초안함 |
| 4) 보고/문서 자동 작성 | 키워드 5개 | 구조(개요)→본문 초안 | 문서앱/노트 |
| 5) 번역·교정 루틴 | 문장/문단 | 자연스러운 번역·교정 | 문서 최종본 |
| 6) 발표 아웃라인 생성 | 목표/청중/시간 | 슬라이드 목차·핵심문장 | PPT/키노트 초안 |
| 7) 데일리/위클리 리포트 | 오늘 한 일 메모 | 성과·리스크·내일 계획 | 주간 보고 템플릿 |
루틴 1) “인박스 3분 정리” — 메모/스크린샷을 업무로 바꾸는 한 줄 프롬프트
- 언제: 출근 직후/점심/퇴근 전(하루 2~3회)
- 어떻게: 메모앱 “인박스”에 붙여넣고 AI에게 “다음 액션 1개”만 뽑게 하기
프롬프트 예시
- “아래 내용을 ①핵심 1줄 ②해야 할 일(가장 중요한 1개) ③마감 추정일로 정리해줘.”
- “업무용으로 보낼 메시지/메일 초안을 3문장으로 만들어줘(과장 없이).”
루틴 2) 회의 요약 — ‘결정사항/담당/기한’만 남기기
회의 요약은 길게 만들수록 실행이 안 됩니다. 아이폰에서는 “5줄 요약 + 액션아이템”이 정답이에요. (민감한 회의라면 개인/사내 규정에 맞춰 요약만 처리하세요.)
프롬프트 예시
- “회의 내용을 5줄로 요약하고, 결정사항/담당자/마감일을 표로 뽑아줘.”
- “논쟁 지점 2개와 합의된 결론 1개만 적어줘.”
프라이버시가 중요하다면 아래 글도 함께 참고해두면 좋아요.
루틴 3) 메일 자동화 — “요약 → 답장 초안 → 내 톤으로 1회 수정”
메일 자동화는 ‘바로 전송’이 아니라 ‘초안 만들기’에 쓰는 게 안전합니다. 아이폰에서 업무용 AI를 쓸 때도 요점만 요약하고, 최종 톤/숫자/기한은 내 눈으로 확인하세요.
프롬프트 예시
- “이 스레드를 3줄로 요약하고, 내가 해야 할 답장을 120~160자 한국어로 정중하게 써줘.”
- “상대가 원하는 것/내가 확정할 것/확인 필요한 것(질문 2개)으로 정리해줘.”
루틴 4) 문서 자동화 — ‘개요 먼저’가 보고서 퀄리티를 결정한다
문서 자동화에서 가장 중요한 건 “개요 승인”입니다. 아이폰에서 업무용 AI로 바로 본문을 쓰면 구조가 흔들리기 쉬워요. 먼저 목차를 만들고, 섹션별로 5~7줄씩 채우게 하세요.
- “주제/목표/독자/분량” 4가지만 입력
- AI로 목차 5개 생성
- 목차 확정 후 섹션별 초안 생성
프롬프트 예시
- “주제: ○○ / 독자: 팀장 / 목적: 의사결정 / 분량: A4 1장. 목차 5개를 먼저 제안해줘.”
- “확정 목차를 기준으로, 각 항목을 6줄 이내로 핵심만 써줘(수치/기한은 빈칸 처리).”
루틴 5) 번역·교정 — 문장 톤(정중/간결)을 고정하면 속도가 붙는다
메일·보고서·메신저 문장은 결국 톤 싸움입니다. 번역/교정 루틴을 만들어두면 업무용 AI가 “내 문체”를 학습한 것처럼 일관성이 생깁니다.
- “정중하지만 돌려 말하지 않기”
- “불필요한 수식어 제거”
- “요청/기한/다음 단계는 명확히”
루틴 6) 발표/PPT — ‘슬라이드 제목’만 먼저 뽑아도 반은 끝
아이폰에서 발표 준비할 때는 “슬라이드 제목 8개 + 각 1문장”을 뽑는 것만으로도 시간이 확 줄어요. 이후 데스크톱에서 다듬으면 됩니다.
프롬프트 예시
- “10분 발표. 청중은 비전문가. 슬라이드 제목 8개와 각 슬라이드 핵심 1문장만 만들어줘.”
루틴 7) 데일리/위클리 리포트 — ‘오늘 한 일 5줄’로 주간 보고 자동 생성
퇴근 전에 “오늘 한 일 5줄”만 남겨두면, 다음날/주간 보고는 업무용 AI가 거의 만들어줍니다. 특히 회의 요약과 연결하면 누락이 줄어요.
프롬프트 예시
- “아래 메모를 기반으로: ①오늘 성과 3개 ②이슈/리스크 2개 ③내일 우선순위 3개로 정리해줘.”
추천 구성: 아이폰 단축어(Shortcuts)로 자동화 흐름 만들기
업무용 AI를 ‘자동화’로 느끼게 하는 포인트는 단축어에서 “입력 → AI 처리 → 저장”을 한 번에 묶는 것입니다. 예시는 아래처럼 단순하게 시작하세요.
- 공유 시트 → “AI로 요약” → 메모(회의록) 저장
- 메일 내용 복사 → “답장 초안 생성” → 메일 초안에 붙여넣기
- 음성 메모 → “핵심/액션아이템” → 리마인더 생성
출처: Apple Shortcuts
마지막 체크: 업무용 AI를 ‘안전하게’ 쓰는 4가지
- 민감정보 금지: 고객/인사/계약/재무는 원문 대신 요약 형태로
- 결정/기한은 재확인: AI가 만든 숫자·날짜는 반드시 검증
- 초안까지만: 메일 자동화는 “전송”이 아니라 “초안 생성”으로
- 내 템플릿 고정: 회의록/주간보고 템플릿을 고정하면 품질이 안정
FAQ
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